Ratgeber › Zugangsdaten im Notfall

Zugangsdaten im Notfall übergeben – an die richtige Person

Fast jeder Selbstständige hat sie: Zugänge, die nur er selbst kennt. Der Hauptzugang zum CMS, das Hosting-Konto, das Postfach, über das Kunden schreiben. Solange Sie da sind, ist das praktisch. Im Notfall wird es zum Problem – für Ihre Kunden, die nicht mehr an ihre Website kommen, und für Ihre Angehörigen, die nicht wissen, wo sie suchen sollen.

Das Problem: Zugänge, die nur Sie kennen

Wenn ein Selbstständiger ausfällt, geht es selten um ein einzelnes Passwort. Es geht darum, wer überhaupt weiterarbeiten kann. Ohne geregelten Zugang bleibt oft nur der mühsame Weg über Anbieter, Nachweise und Erbschein – und bis dahin steht der Betrieb. Der Digitalverband Bitkom weist seit Jahren darauf hin, dass nur wenige Menschen ihren digitalen Nachlass regeln. Bei Selbstständigen, die Zugänge für Kunden verwalten, sind zusätzlich Dritte betroffen.

Drei übliche Lösungen und ihre Grenzen

Der Zettel oder Notfallordner. Einfach und ohne Technik. Aber Passwörter ändern sich, und der Zettel wird selten nachgezogen. Außerdem sieht jeder, der den Ordner findet, alle Zugänge auf einmal.

Der Notfallzugang im Passwort-Manager. Einige Passwort-Manager geben einer Vertrauensperson nach einer Wartezeit Zugriff. Das ist eine gute Lösung für die Zugänge selbst. Kunden und Dienstleister werden dadurch aber nicht informiert, und die Vertrauensperson muss wissen, dass es diese Funktion gibt.

Gar nichts. Die häufigste Lösung – und die teuerste für alle Beteiligten.

Welche Zugänge in den Notfallplan gehören

Sie müssen nicht jedes Passwort hinterlegen. Wichtig sind die Zugänge, ohne die Ihre Nachfolger nicht weiterkommen:

der Hauptzugang zu Ihrem CMS oder Ihrer Agenturverwaltung
das Konto beim Hosting- oder Domainanbieter
das Haupt-Postfach, über das Kunden Sie erreichen
der Zugang zu Ihrem Passwort-Manager, falls Sie einen nutzen
gegebenenfalls Werbe- oder Social-Media-Konten, die Sie für Kunden verwalten

Oft reicht ein einziger Hauptzugang, von dem aus sich alles Weitere öffnen lässt – etwa der Zugang zum Passwort-Manager.

Der verschlüsselte Tresor bei ToHandOn

Bei ToHandOn hinterlegen Sie diese Zugänge in einem Tresor, der schon in Ihrem Browser verschlüsselt wird. Unser Server allein kann ihn nicht öffnen; erst ab dem Auslösen sind wir Vertrauensstelle (Einzelheiten unter Sicherheit). Der Tresor ist freiwillig – Sie können ToHandOn auch nur für die Benachrichtigung nutzen. Die Einzelheiten stehen auf der Seite Sicherheit.

Der Tresor wird nicht beim ersten Hinweis auf einen Notfall geöffnet. Zuerst werden Sie auf zwei Wegen (zweite E-Mail-Adresse oder SMS) gewarnt. Dann läuft die von Ihnen gewählte Wartezeit von 3, 7 oder 14 Tagen. In dieser Zeit beenden Sie den Ablauf mit „Ich bin wohlauf“.

Drei Nachfolger in fester Reihenfolge

Sie bestimmen bis zu drei Nachfolger. Nach der Wartezeit wird Nachfolger 1 gefragt. Sagt er ab oder meldet er sich drei Tage lang nicht, ist Nachfolger 2 an der Reihe, dann 3. Wer zuerst zusagt, übernimmt und holt den Tresor mit einem Code ab, der nur auf seinem Gerät gilt.

Zusätzlich bereiten Sie Nachrichten an Kunden, Dienstleister und Familie vor – jede mit eigenem Versandzeitpunkt.

Digitaler Nachlass im Unternehmen: was Erben wissen sollten

Zugangsdaten zu besitzen heißt nicht automatisch, sie nutzen zu dürfen. Ob und wie Erben oder Bevollmächtigte im Namen Ihres Betriebs handeln dürfen, regeln Vollmacht und Erbrecht. ToHandOn liefert eine Vorlage für eine Vollmacht als Ausgangspunkt. Für Ihre konkrete Lage sprechen Sie bitte mit Notar, Anwalt oder Steuerberater. Dies ist keine Rechtsberatung.

Häufige Fragen

Muss ich alle meine Passwörter hinterlegen?

Nein. Hinterlegen Sie nur die Zugänge, die Ihre Nachfolger wirklich brauchen – oft genügt ein Hauptzugang.

Wann bekommt ein Nachfolger Zugriff auf den Tresor?

Erst wenn der Notfallablauf gestartet wurde, Sie gewarnt wurden und die Wartezeit abgelaufen ist, ohne dass Sie „Ich bin wohlauf“ geklickt haben – und erst, wenn der Nachfolger zugesagt hat.

Was passiert, wenn mein erster Nachfolger nicht erreichbar ist?

Sagt er ab oder meldet er sich drei Tage nicht, wird Nachfolger 2 gefragt, danach Nachfolger 3.

Kann ich den Tresor auch weglassen?

Ja. Faltbrief, Warnung, Wartezeit und Nachrichten funktionieren auch ohne Tresor.

Kann ToHandOn meine Zugänge lesen?

Im Alltag nicht: Sie werden in Ihrem Browser verschlüsselt, bevor sie uns erreichen. Ab dem Auslösen bis zum Ende des Vorgangs sind wir Vertrauensstelle, damit auch ein nicht verifizierter Nachfolger abholen kann. Wer das nicht wünscht, verifiziert alle drei Nachfolger und druckt einen strengen Faltbrief – dann haben wir den Schlüssel zu keinem Zeitpunkt.

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