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Notfallplan für Webdesigner und kleine Agenturen

Als Webdesigner halten Sie viel in der Hand, das Ihren Kunden gehört: Domains, Hosting-Verträge, CMS-Zugänge, Postfächer, manchmal Werbekonten. Solange Sie arbeiten, ist das kein Problem. Doch was passiert, wenn Sie nach einem Unfall im Krankenhaus liegen, länger krank sind oder nicht mehr zurückkommen? Dann stehen Ihre Kunden vor einer Website, an die niemand mehr herankommt – und Ihre Familie vor Fragen, die sie nicht beantworten kann. Ein Notfallplan beantwortet diese Fragen, bevor sie gestellt werden.

Warum der Ausfall eines Webdesigners für Kunden so heikel ist

Viele kleine Unternehmen wissen nicht genau, wo ihre Website liegt und auf wen die Domain registriert ist. Sie verlassen sich darauf, dass ihr Webdesigner sich kümmert. Fällt er aus, laufen Rechnungen für Hosting oder Domain ins Leere, Sicherheitsupdates bleiben liegen, und selbst kleine Änderungen werden unmöglich. In Foren berichten Betroffene immer wieder, ihr Webdesigner sei „verschwunden“ und niemand habe die Zugangsdaten.

Für Sie als Dienstleister ist das auch eine Frage des Vertrauens. Und manche Kunden fragen ganz direkt: „Was ist, wenn Sie mal nicht da sind?“

Die vier Bausteine eines Notfallplans

  1. Ein Auslöser. Jemand muss den Notfall melden können – auch wenn er Ihre Systeme nicht kennt.
  2. Ein Schutz vor Fehlalarm. Sie müssen einen versehentlich gestarteten Notfall stoppen können.
  3. Nachrichten an die Richtigen. Kunden, Dienstleister und Familie brauchen unterschiedliche Informationen zu unterschiedlichen Zeitpunkten.
  4. Ein geregelter Zugang. Die wichtigsten Zugangsdaten müssen zu einer Person gelangen, der Sie vertrauen – und nur zu ihr.

So setzt ToHandOn den Plan um

Der Faltbrief. Sie drucken einen Faltbrief mit Registriernummer und Passwort und legen ihn dorthin, wo Ihre Angehörigen ihn im Ernstfall finden – etwa zu Ihren persönlichen Unterlagen. Wer ihn findet, startet auf tohandon.com den Notfallablauf.

Zuerst werden Sie gewarnt. Bevor etwas Wichtiges passiert, warnen wir Sie täglich auf zwei Wegen (zweite E-Mail-Adresse oder SMS). Dann läuft die Wartezeit, die Sie gewählt haben: 3, 7 oder 14 Tage. Geht es Ihnen gut, beenden Sie den Ablauf mit „Ich bin wohlauf“.

Vorbereitete Nachrichten. Sie schreiben vorab Nachrichten an Kunden, Dienstleister und Familie und legen für jede fest, wann sie verschickt wird: sofort, nach 1, 6 oder 24 Stunden oder erst nach der Wartezeit. So kann zum Beispiel die Familie früh informiert werden, während Kunden erst nach der Wartezeit Bescheid bekommen.

Der Tresor (freiwillig). Im verschlüsselten Tresor hinterlegen Sie die Zugänge, ohne die nichts geht – etwa den Hauptzugang Ihres CMS. Nach der Wartezeit wird Nachfolger 1 gefragt; sagt er ab oder meldet er sich drei Tage nicht, Nachfolger 2, dann 3. Wer zuerst zusagt, übernimmt.

Das Lebenszeichen (freiwillig). Wenn Sie möchten, bestätigen Sie monatlich, alle drei Monate oder jährlich mit einem Klick, dass alles in Ordnung ist. Bleibt das trotz Erinnerungen aus, kann der Ablauf auch ohne Faltbrief starten – ebenfalls zuerst mit einer Warnung an Sie.

Was Ihre Kunden davon sehen

Mit dem Siegel „Nachfolge geregelt“ zeigen Sie auf Ihrer Website, dass Sie vorgesorgt haben. Ein Klick auf das Siegel führt zu einer Prüfseite, die den Stand tagesaktuell bestätigt. Dazu gibt es eine Urkunde zum Ausdrucken und eine Vorlage für eine Vollmacht – ein Ausgangspunkt, den Sie bei Bedarf rechtlich prüfen lassen sollten (keine Rechtsberatung).

Checkliste: Was Sie vorbereiten sollten

  • Liste Ihrer Kunden mit Ansprechpartner und E-Mail-Adresse
  • Übersicht, wo Domains, Hosting und CMS-Projekte liegen
  • Bis zu drei Nachfolger – idealerweise mindestens einer, der fachlich weiterhelfen kann
  • Kurze Nachrichtentexte für Kunden, Dienstleister und Familie
  • Eine zweite E-Mail-Adresse für die Warnung
  • Einen Ort für den Faltbrief, den Ihre Angehörigen kennen

Häufige Fragen

Wer bekommt im Notfall meine Zugangsdaten?

Nur die Nachfolger, die Sie selbst festlegen – höchstens drei, in fester Reihenfolge. Der Tresor ist freiwillig; ohne ihn verschickt ToHandOn nur Ihre Nachrichten.

Was passiert, wenn jemand den Faltbrief findet, obwohl es mir gut geht?

Sie werden täglich auf zwei Wegen gewarnt (zweite E-Mail-Adresse oder SMS). Während der Wartezeit von 3, 7 oder 14 Tagen beenden Sie den Ablauf mit „Ich bin wohlauf“.

Muss ich meine Kunden vorher informieren?

ToHandOn selbst verlangt das nicht. Prüfen Sie aber Ihre Kundenverträge und Auftragsverarbeitungsverträge: Wenn im Ernstfall ein Nachfolger Zugriff auf Kundendaten bekommt, kann es nötig sein, das mit Ihren Kunden vorab zu regeln. Das Siegel ist ein guter Anlass für dieses Gespräch. Dies ist keine Rechtsberatung.

Muss mein Nachfolger selbst Webdesigner sein?

Nein. Für die Betreuung der Kundenseiten ist jemand mit Fachkenntnis meist die bessere Wahl; für die Familie bereiten Sie eigene Nachrichten vor.

Was kostet ToHandOn?

99 € netto im Jahr. Die ersten 100 Nutzer zahlen dauerhaft 79 € netto im Jahr.

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