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Notfallplan für Selbstständige: Was passiert, wenn Sie ausfallen?

Als Selbstständiger sind Sie oft der einzige Mensch, der weiß, wie Ihr Betrieb läuft. Sie kennen die Kunden, die laufenden Aufträge, die Zugänge und die Fristen. Fallen Sie plötzlich aus – durch Unfall, schwere Krankheit oder Tod –, fehlt dieses Wissen von einem Tag auf den anderen. Ein Notfallplan sorgt dafür, dass die wichtigsten Menschen informiert werden und das Nötige in die richtigen Hände kommt.

Für wen dieser Notfallplan gedacht ist

Für Selbstständige und kleine Teams, die für ihre Kunden Konten und Zugänge verwalten: Webdesigner und Agenturen, IT-Dienstleister, Social-Media-Manager und andere Freelancer. Bei ihnen hängt am Ausfall nicht nur das eigene Geschäft, sondern auch die Arbeit der Kunden.

Was das IHK-Notfallhandbuch abdeckt – und was fehlt

Die Industrie- und Handelskammern bieten ein ausführliches Notfall-Handbuch an. Es hilft, Vollmachten, Bankverbindungen, Verträge und Versicherungen geordnet zusammenzustellen. Das ist eine sinnvolle Grundlage, und wir empfehlen, es zu nutzen. Für digitale Dienstleister bleiben aber zwei Fragen offen:

  • Wer sagt es den Kunden? Ein Ordner im Regal informiert niemanden. Kunden erfahren im schlechtesten Fall erst davon, wenn etwas nicht mehr funktioniert.
  • Wer kommt an die Zugänge? Zugangsdaten auf Papier veralten schnell. Und wer den Ordner findet, sieht alles auf einmal.

Drei Fragen, die Ihr Plan beantworten muss

  1. Wie wird der Notfall erkannt? Jemand muss ihn auslösen können, auch ohne Ihre Passwörter zu kennen.
  2. Wie wird ein Fehlalarm verhindert? Ein Plan, der zu früh losgeht, schadet mehr, als er nützt.
  3. Wer erfährt was – und wann? Familie, Kunden und Dienstleister brauchen unterschiedliche Nachrichten zu unterschiedlichen Zeitpunkten.

Kunden, Dienstleister, Familie: wer was wann erfährt

Bei ToHandOn bereiten Sie Nachrichten vorab vor und wählen für jede den Versandzeitpunkt: sofort, nach 1, 6 oder 24 Stunden oder nach der Wartezeit. Ein Beispiel: Ihre Familie erfährt sofort, wo wichtige Unterlagen liegen. Ihre Kunden werden erst nach der Wartezeit informiert, wer sich künftig um ihre Anliegen kümmert. Für viele Kunden auf einmal tragen Sie einfach eine Liste ein; jeder bekommt eine eigene Nachricht.

Wie der Ernstfall ausgelöst wird – und wie Sie ihn stoppen

Per Faltbrief. Sie drucken einen Faltbrief mit Registriernummer und Passwort. Wer ihn findet, startet auf tohandon.com den Notfallablauf.

Per Lebenszeichen (freiwillig). Sie bestätigen monatlich, alle drei Monate oder jährlich mit einem Klick, dass alles in Ordnung ist. Bleibt das trotz Erinnerungen aus, kann der Ablauf starten.

Warnung und Wartezeit. In beiden Fällen werden zuerst Sie gewarnt, auf zwei Wegen (zweite E-Mail-Adresse oder SMS). Dann läuft die Wartezeit von 3, 7 oder 14 Tagen. Mit „Ich bin wohlauf“ beenden Sie den Ablauf.

Zugänge für Nachfolger (freiwillig). Im verschlüsselten Tresor hinterlegen Sie wichtige Zugangsdaten. Nach der Wartezeit erhält sie der erste Ihrer bis zu drei Nachfolger, der zusagt. Mehr dazu unter Zugangsdaten im Notfall übergeben.

Checkliste Notfallplan für Selbstständige

  • IHK-Notfallhandbuch oder eigener Notfallordner: Bank, Versicherungen, Verträge, Steuerberater
  • Vollmacht für eine Vertrauensperson (die Vorlage in ToHandOn ist ein Ausgangspunkt; lassen Sie sie bei Bedarf rechtlich prüfen)
  • Liste der Kunden mit Ansprechpartnern
  • Liste der wichtigsten Dienstleister (Hosting, Software, Buchhaltung)
  • Bis zu drei Nachfolger mit E-Mail-Adresse
  • Vorbereitete Nachrichten an Familie, Kunden und Dienstleister
  • Einen Ort für den Faltbrief, den Ihre Angehörigen kennen
  • Einmal im Jahr durchsehen – ToHandOn erinnert Sie daran

Häufige Fragen

Reicht ein Notfallordner nicht aus?

Ein Ordner ist eine gute Grundlage für Papiere und Verträge. Er informiert aber niemanden von selbst und schützt Zugangsdaten nicht vor dem Blick jedes Finders. ToHandOn ergänzt den Ordner um genau diese beiden Punkte.

Was ist, wenn ich nur ein paar Wochen krank bin?

Dann passiert nichts, solange niemand den Faltbrief benutzt und Sie Ihr Lebenszeichen geben (falls Sie es als Auslöser eingeschaltet haben). Und selbst wenn ein Ablauf startet: Solange Sie Ihre E-Mails lesen können, beenden Sie einen gestarteten Ablauf mit „Ich bin wohlauf“. Für geplante Abwesenheit gibt es den Urlaubsmodus.

Wie lange ist die Wartezeit?

Sie wählen 3, 7 oder 14 Tage. Nachrichten mit dem Zeitpunkt „sofort“ oder „nach 1, 6 oder 24 Stunden“ gehen schon während der Wartezeit hinaus – wählen Sie diese Zeitpunkte deshalb bewusst.

Ersetzt ToHandOn eine Vollmacht oder ein Testament?

Nein. ToHandOn regelt Benachrichtigung und Übergabe von Zugängen. Vollmacht und Testament bleiben eigene Dokumente. Dies ist keine Rechtsberatung.

Für welche Selbstständigen eignet sich ToHandOn?

Zuerst für Webdesigner und kleine Agenturen, außerdem für andere Dienstleister mit Kundenkonten, etwa IT-Dienstleister, Social-Media-Manager und Freelancer.

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